.png)
Correct omgaan met facturen is van cruciaal belang voor ondernemingen. Niet alleen beïnvloeden deze de cashflow, het niet-protesteren van een inkomende factuur kan verregaande gevolgen hebben.
Meer concreet, een factuur die niet tijdig wordt betwist, wordt geacht te zijn aanvaard.
Deze blog stipt het belang aan van een tijdige betwisting en legt uit hoe ondernemingen dit op de juiste manier kunnen aanpakken.
Waarom is protesteren belangrijk?
Het principe is eenvoudig voor ondernemingen: zij moeten facturen tijdig betwisten. Anders kan het gebrek aan betwisting worden beschouwd als een aanvaarding van de factuur en de geleverde prestaties.
Maar wat betekent ‘tijdig’ betwisten? Hoewel het recht in principe geen vaste termijn voorschrijft waarbinnen een factuur moet worden betwist, zijn er een aantal aanknopingspunten.
- Ten eerste kunnen de algemene voorwaarden van uw leverancier een termijn bepalen. Indien u deze hebt goedgekeurd (uitdrukkelijk, of bijvoorbeeld ook door al eerdere facturen te hebben betaald van diezelfde leverancier), behoort u binnen deze termijn de factuur te betwisten.
- Ten tweede, bij gebrek aan een termijn in (aanvaarde) algemene voorwaarden, is sprake van een wat grijze zone. Zo varieert de termijn per geval en wordt deze bepaald door de aard van de overeenkomst, de gebruiken in de sector, eerdere betalingsgewoonten tussen partijen, enz.. Een protesttermijn van één week lijkt altijd wel prima te zijn, een maand kan vaak te lang zijn…
Hoe een ontvangen factuur correct protesteren?
Het betwisten van een factuur vereist bovenal zorgvuldigheid. De volgende stappen helpen ondernemingen om een solide basis te leggen voor een effectieve betwisting:
- Controleer de factuur grondig:some text
- Bekijk of de geleverde goederen of diensten overeenkomen met wat is overeengekomen;
- Controleer de prijs, hoeveelheid, en andere belangrijke voorwaarden;
- Reageer binnen een korte termijn:
- Betwist schriftelijk:some text
- Gebruik bij voorkeur een aangetekende brief of een e-mail met ontvangstbevestiging;
- Vermeld daarbij duidelijk:some text
- Het factuurnummer en de datum;
- De reden(en) van betwisting (bijvoorbeeld incorrecte hoeveelheden of prijzen, ontbrekende leveringen, of andere gebreken);
- Eventuele bijlagen, zoals kopieën van overeenkomsten of leveringsbonnen, ter ondersteuning van het bezwaar;
- Communiceer professioneel: vermijd emotionele of ongefundeerde uitspraken;
- Bewaar alle communicatie voor later: zorg dat je kopieën bewaart van alle relevante documenten, zoals de factuur, verzendbewijzen van je protest, en eventuele reacties van de leverancier.
Juridische implicaties van betwisting
Het indienen van een protest stelt een onderneming in staat een geschil over de factuur te voorkomen of een sterkere juridische positie te verkrijgen. Het Belgisch recht voorziet echter ook in mogelijkheden voor tegenbewijs. Zo kan een leverancier proberen aan te tonen dat het protest ongegrond is, bijvoorbeeld door bewijs van correcte levering of eerdere instemming met de factuurvoorwaarden.
Een niet-tijdige of onvoldoende onderbouwde betwisting kan ertoe leiden dat de factuur tussen ondernemingen als een voldoende bewijs van de overeenkomst en de uitvoering ervan wordt gezien. Dit onderstreept de noodzaak van een goed georganiseerde administratie en een strikte opvolging van ontvangen facturen.
Tot slot: Wees proactief
Ondernemingen moeten niet enkel proactief zijn in het betwisten van facturen maar ook in het voorkomen van zulke betwistingen. Naast het tijdig protesteren van facturen is het verstandig om preventieve maatregelen te nemen:
- Duidelijke afspraken: zorg voor duidelijke contractuele afspraken over prijzen, leveringen, en facturatievoorwaarden.
- Strakke administratie: een goed georganiseerd systeem helpt om facturen snel te controleren en op te volgen.
Contacteer ons indien u hulp behoeft voor het opstellen van uw eigen algemene factuurvoorwaarden, een model van factuur of van betwisting, of andere courante bedrijfsdocumenten.
